Layanan Sirkulasi dan Otomasi
Pada inisiasi 5 ada diskusi mengenai Layanan Sirkulasi di Perpustakaan. Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan.
Layanan sirkulasi mempunyai tugas, yaitu :
- Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
- Melayani pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan (bebas pustaka).
- Melayani meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
- Petugas membuat kwitansi penerimaan uang denda apabila ada pengguna yang kena denda. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
- Berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang atau rusak.
- Bertanggung jawab atas segala berkas peminjam, seperti berkas anggota, berkas peminjaman, uang keterlambatan, uang buku yang hilang dan rusak, buku yang hilang, bertanggung jawab atas buku tamu dan daftar kunjungan.
- Membuat statistik peminjaman yang gunanya unuk mengetahui setiap harinya, anggota baru, anggota yang mengundurkan diri (bebas pustaka).
- Jumlah buku yang dipinjam dikelompokkan berdsarkan kepentingan perpustakaan tersebut.
- Melakukan peminjaman antar perpustakaan.
- Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel milik pengunjung perpustakaan.
- Mengembalikan buku yang telah dibaca ke dalam rak (shelving).
Mengapa perpustakaan perlu di otomasi ?
- Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan Jika dahulu pemakai perpustakaan sudah puas dengan layanan baca di tempat dan peminjaman buku. Pemakai perpustakaan sekarang ini sudah menuntut pelayanan jenis-jenis lain, seperti layanan informasi terbaru (current awereness services), layanan informasi terseleksi (selective disemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM. Untuk itu pustakawan dituntut untuk dapat membantu memperoleh artikel atau informasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan.
- Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing) Penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membantu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat sedikit atau lemah. Maka dari itu dibutuhkan kerja sama dan peran serta perpustakaan lain dalam memberikan informasi, karena perpustakaan tidak bisa memenuhi koleksi sendiri dan membutuhkan koleksi perpustakaan lain.
- Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia (SDM) Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan yang SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi informasi dan komunikasi. Perlunya efisiensi tenaga SDM seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan tenaga untuk menyelenggarakan layanan-layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai perpustakaan.
- Tuntutan terhadap efisiensi waktu Pemakai masa kini membutuhkan layanan yang tidak memakan waktu lama dan ingin instan. Layanan demikian dapat dipenuhi dengan menggunakan bantuan teknologi komputer. Caranya adalah dengan pemakai mengirim permintaan melalui e-mail dan saat itu pula diterima oleh perpustakaan. Lalu kemudian petugas perpustakaan melakukan akses ke pangkalan data atau informasi yang ada di komputer. Jawaban yang diperoleh beberapa saat kemudian dikirim kembali kepada si penanya dengan waktu relatif singkat.
- Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi Pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang di dapat dari perpustakaan atas pertanyaan yang spesifik menggunakan bantuan komputer dan dijawab dengan secara spesifik juga.
- Keragaman informasi yang di kelola Perpustakaan tidak hanya memiliki informasi mengenai buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik, dan lain sebagainya. Oleh karena itu dikelola informasi yang sagat beragam menggunakan bantuan komputer.
Kelebihan layanan sirkulasi yang sudah terotomasi
- Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
- Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan
- Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
- Menghilangkan pekerjaan yang bersifat (repetitif) dan karenanya tidak menarik dann membosankan
- Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan
- Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan
- Dapat menghemat dan malahan menjadi menghasilkan uang
- Meningkatkan efisiensi
Kekurangan layanan sirkulasi yang sudah terotomasi yaitu dalam penerapannya di Indonesia menyangkut biaya, ketersediaan prasarana, seperti jaringan telekomunikasi, sikap pimpinan yang kurang menyadari keberadaan atau pengadaan komputer bagi perpustakaan serta adanya kurang memahami teknologi otomasi tersebut.
Demikian penjelesan singkat mengenai Pelayanan Sirkulasi dan sistem otomasi pada perpustakaan. Terima Kasih
